Gli errori che fanno aumentare il budget e i costi legati al processo di selezione
Nel nostro precedente approfondimento abbiamo analizzato quanto costa uno stand fieristico e quali sono le voci che incidono maggiormente sul budget. Abbiamo visto, in particolare, quanto trasporti, logistica e manodopera possano pesare sul costo finale e perché la scelta di un allestitore locale o già presente alla manifestazione possa rappresentare un’importante opportunità di ottimizzazione.
Ma scegliere il fornitore giusto non basta.
Ci sono alcune decisioni prese prima e durante la richiesta di preventivo che possono incidere significativamente sui costi — e non solo su quelli dello stand.
1. Non partite necessariamente da un progetto già definito
Presentare a più allestitori lo stesso progetto può sembrare il modo più semplice per ottenere preventivi confrontabili. Non sempre, però, è la soluzione più efficace.
Se non esiste già un progetto sviluppato da uno studio o da un’agenzia incaricata, è spesso preferibile predisporre un brief chiaro e dettagliato: dimensioni, esigenze funzionali, obiettivi, elementi indispensabili e, possibilmente, budget.
Lasciare all’allestitore la possibilità di sviluppare una proposta consente di sfruttarne realmente l’esperienza e, soprattutto, di progettare utilizzando materiali, strutture e soluzioni che ha già a disposizione.
Lo stesso risultato può essere raggiunto attraverso soluzioni costruttive molto diverse, con costi altrettanto diversi.
Il confronto, quindi, dovrebbe avvenire non soltanto sul prezzo, ma sulla capacità di ciascun fornitore di interpretare lo stesso brief.
2. Valutate quali servizi acquistare direttamente
Muletto, movimentazioni, magazzinaggio, appendimenti, pulizie e gestione dei rifiuti sono servizi che, a seconda della manifestazione, possono essere acquistati direttamente dall’espositore.
In alcuni casi farlo consente di evitare intermediari e relativi ricarichi.
Non è però una regola assoluta.
Un allestitore presente alla stessa manifestazione con più stand può avere convenienza a gestire direttamente alcuni servizi e ripartirne i costi tra più commesse, ottenendo condizioni migliori anche per il singolo cliente.
La soluzione migliore è quindi verificare sempre cosa è compreso, cosa è escluso, chi acquisterà i singoli servizi e a quali condizioni.
3. Definite il più possibile prima del preventivo definitivo
Numero e quantitativi delle grafiche, arredi, tecnologie, appendimenti, illuminazione e dotazioni tecniche dovrebbero essere definiti il prima possibile.
Molti preventivi di allestimento vengono formulati a corpo, sulla base di un insieme preciso di esigenze.
Aggiunte e modifiche richieste successivamente vengono invece necessariamente quantificate separatamente e possono risultare meno convenienti.
Un brief completo non serve quindi soltanto a progettare meglio: serve anche a controllare il budget.
4. Definite con attenzione il giorno di consegna dello stand
È un aspetto apparentemente secondario che può invece incidere sensibilmente sui costi.
Il giorno di consegna dello stand dovrebbe essere concordato prima della definizione dell’offerta, soprattutto quando il personale dell’azienda espositrice deve raggiungere la fiera da un’altra città o dall’estero.
Un allestitore, per proprie esigenze organizzative oppure per rispettare il regolamento fieristico (molti ormai impongono consegne sempre più anticipate), potrebbe programmare la consegna con uno o più giorni di anticipo rispetto a quanto realmente necessario all’espositore. Se la presenza del cliente è richiesta per verifiche, posizionamento dei prodotti o altre attività, questo può significare anticipare la trasferta di più persone, aggiungendo pernottamenti, trasferimenti, pasti e giornate di lavoro.
Il problema diventa ancora più importante quando lo stand ospita macchinari o prodotti ingombranti.
Trasporto, ingresso in fiera, movimentazione e posizionamento devono essere coordinati con le attività dell’allestitore. Se poi i macchinari necessitano di uno o più giorni per installazione, il calendario deve essere pianificato ancora più attentamente.
Non basta quindi stabilire quando lo stand dovrà essere pronto: occorre definire quando arrivano i prodotti, quando le operazioni di montaggio devono terminare sulla base del calendario fieristico e quando è realmente necessaria la presenza del personale dell’espositore.
Una corretta pianificazione del calendario evita giornate inutili di trasferta, attese in cantiere e costi che spesso non vengono considerati nel budget iniziale.
5. Più preventivi significano davvero maggiore risparmio?
È un aspetto di cui si parla poco.
Richiedere più offerte è corretto e permette di conoscere il mercato. Ma esiste un punto oltre il quale aumentare il numero dei fornitori coinvolti non genera necessariamente un vantaggio.
Nella nostra esperienza capita di ricevere richieste inviate contemporaneamente a dieci o più allestitori, talvolta senza una preventiva selezione per esperienza, localizzazione, portfolio o presenza alla manifestazione.
Ogni nuovo interlocutore comporta però un’attività anche per l’azienda espositrice: preparazione del brief, e-mail, telefonate, call, invio e verifica dei documenti, analisi dei progetti, confronto economico, richieste di modifica, chiarimenti e successivi aggiornamenti.
Anche il tempo impiegato per acquistare uno stand ha un costo
Facciamo un semplice esempio.
Se la gestione completa di una richiesta di offerta richiede complessivamente circa due giornate di lavoro e ipotizziamo un costo aziendale della risorsa coinvolta di circa 40 €/ora, siamo nell’ordine di:
16 ore × 40 € = 640 € per ogni fornitore coinvolto.
Con dieci fornitori diventano circa 6.400 € di costo interno, prima ancora di aver acquistato lo stand.
Naturalmente si tratta di una simulazione e i valori possono cambiare molto da azienda ad azienda. Il principio, però, rimane valido: anche il processo di selezione ha un costo.
Se, su uno stand da circa 20.000 €, il confronto tra numerose offerte porta infine a un risparmio di 2.000-3.000 €, vale la pena chiedersi se il processo utilizzato sia stato realmente efficiente oppure se tale risorsa poteva essere sfruttata in maniera più produttiva.
Meglio più preventivi o una migliore selezione?
La nostra esperienza ci porta a preferire la seconda strada.
Prima di richiedere un’offerta può essere molto più efficace dedicare tempo a una preselezione degli allestitori, valutando esperienza e portfolio, presenza o vicinanza alla manifestazione, tipologia degli stand realizzati, capacità progettuale e tecnica, servizi offerti, referenze e affidabilità.
A quel punto confrontare 3 o 4 proposte realmente pertinenti diventa molto più semplice e permette di dedicare maggiore attenzione alla qualità del progetto, alla completezza dell’offerta e al rapporto con il possibile partner.
Il preventivo più basso non coincide sempre con il costo più basso
Ottimizzare il budget di una partecipazione fieristica non significa semplicemente spendere meno per l’allestimento.
Significa progettare meglio, programmare correttamente tempi e attività, definire prima le esigenze, scegliere con attenzione i fornitori e considerare anche i costi meno evidenti, compreso il tempo dedicato internamente alla gestione della commessa.
Perché, alla fine, la domanda più utile potrebbe non essere soltanto:
“Quanto costa questo stand?”
ma:
“Quanto ci costa realmente partecipare a questa fiera?”
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