Quanto tempo prima bisogna quindi iniziare a organizzare uno stand fieristico?
Non esiste una risposta valida per tutte le manifestazioni.
Il momento giusto dipende dalla fiera, dalla sua periodicità, dal Paese in cui si svolge, dalle dimensioni e dalla complessità dello stand, dalla presenza di macchinari o prodotti particolari e, naturalmente, dall’organizzazione interna dell’azienda espositrice.
In linea generale, per uno stand di media complessità può essere ragionevole iniziare la ricerca dell’allestitore circa 4-6 mesi prima della manifestazione.
Per grandi stand, fiere internazionali o manifestazioni particolarmente importanti e molto frequentate, invece, può essere opportuno iniziare a organizzarsi anche 8-12 mesi prima.
Ma attenzione: muoversi prima non significa necessariamente iniziare prima a progettare.
Fiere biennali o triennali: l’organizzazione può iniziare anche un anno prima
Esistono fiere biennali, triennali o con periodicità ancora maggiore che rappresentano appuntamenti particolarmente importanti per determinati settori.
Proprio perché si svolgono meno frequentemente, tendono a concentrare un numero elevato di espositori e visitatori e possono generare una forte pressione su tutta l’organizzazione che ruota intorno alla manifestazione.
In questi casi è opportuno iniziare a organizzare la partecipazione anche un anno prima.
Non parliamo necessariamente della progettazione dello stand, ma di tutto ciò che gli sta intorno: definizione del budget, trasferte, prenotazione degli hotel, trasporto di prodotti e macchinari, pianificazione delle risorse interne e prima selezione dei possibili fornitori.
Soprattutto nelle città fieristiche più richieste, prenotare tardi gli hotel può significare non soltanto spendere molto di più, ma anche costringere il personale a soggiornare lontano dalla manifestazione, aumentando ulteriormente tempi e costi di trasferta.
Organizzarsi con un anno di anticipo può quindi avere perfettamente senso. Progettare lo stand senza conoscere l’area definitiva, molto meno.
Prima di progettare lo stand, aspettate la planimetria definitiva
Questo è uno degli aspetti che riteniamo più importanti nella pianificazione di uno stand fieristico.
Tra l’assegnazione preliminare dello spazio e la planimetria definitiva possono infatti comparire alcune sorprese: pilastri, vincoli strutturali, ingombri tecnici, variazioni dimensionali, differenti affacci sui corridoi o configurazioni non perfettamente coincidenti con quanto richiesto inizialmente.
E anche un solo pilastro, un lato aperto in più o in meno o una diversa posizione rispetto ai flussi dei visitatori possono modificare sostanzialmente un progetto.
Solo sulla planimetria definitiva è possibile ragionare seriamente su accessi, flussi, visibilità, distribuzione degli spazi e punti sui quali concentrare maggiormente la comunicazione.
Alcune manifestazioni confermano agli espositori la stessa posizione da un’edizione all’altra, ma non rappresentano la norma.
Indicativamente, la planimetria definitiva viene spesso resa disponibile circa 6-8 mesi prima della manifestazione, anche se le tempistiche possono variare sensibilmente da una fiera all’altra.
Stand grande, complesso o fiera all’estero? Meglio anticipare i tempi
Più aumenta la complessità dello stand, più è opportuno anticipare la ricerca dell’allestitore. Lo stesso vale per le fiere all’estero.
In questo caso anche l’azienda espositrice deve coordinare un’organizzazione più complessa: trasporto dei prodotti, eventuali spedizioni internazionali, trasferte, pernottamenti, movimentazioni e, quando presenti, installazione e settaggio dei macchinari.
Per queste manifestazioni 8-12 mesi di pianificazione complessiva non sono affatto eccessivi, soprattutto quando la fiera è molto richiesta.
Quanto tempo prevedere per scegliere l’allestitore fieristico?
Una volta ricevuta la planimetria definitiva e predisposto un brief sufficientemente preciso, può iniziare la vera selezione dell’allestitore fieristico.
Indicativamente consigliamo di prevedere 30-45 giorni tra l’invio delle richieste di preventivo e la scelta del partner.
Questo permette agli allestitori di analizzare il brief, sviluppare una proposta, verificarne la fattibilità e predisporre un’offerta economica.
Allo stesso tempo permette all’espositore di confrontare con attenzione progetti e preventivi, chiedere chiarimenti ed eventualmente effettuare una prima revisione.
Come abbiamo approfondito nella nostra guida su https://in-fieri.net/quanto-costa-davvero-uno-stand-fieristico il prezzo non dovrebbe essere l’unico criterio: portfolio, organizzazione, qualità dell’offerta e rapporto con l’interlocutore sono altrettanto importanti.
Scegliere bene richiede tempo. Ma chiedere preventivi troppo presto, quando mancano ancora informazioni fondamentali, non necessariamente ne fa risparmiare.
Controllate subito le scadenze tecniche della fiera
La data di apertura della manifestazione non è l’unica scadenza sulla quale costruire il calendario.
Bisogna partire dalle deadline tecniche ed economiche stabilite dall’organizzatore.
Approvazione del progetto, appendimenti, allacci elettrici, acqua, internet, movimentazioni, pulizie, gestione dei rifiuti, pass e parcheggi possono avere scadenze differenti e alcune incidono direttamente sul budget.
Molti servizi fieristici prevedono infatti tariffe più convenienti entro determinate date e maggiorazioni per gli ordini tardivi.
Appena disponibile la documentazione tecnica della manifestazione, consigliamo quindi di costruire un vero e proprio calendario delle scadenze, individuando ciò che deve essere deciso subito e ciò che può essere affrontato successivamente.
Per uno stand piccolo, partire molto prima non è sempre un vantaggio
Per gli stand di dimensioni contenute — indicativamente inferiori ai 30-35 mq — esiste anche una dinamica diversa.
Un allestitore che ha già acquisito diverse commesse per quella manifestazione può avere interesse ad aggiungere un piccolo stand alla propria organizzazione per completare il carico di un bilico, ottimizzare le squadre di montaggio o distribuire meglio i costi logistici.
In queste circostanze richiedere un preventivo più vicino alla manifestazione può talvolta consentire di ottenere condizioni interessanti.
Bisogna sempre verificare le deadline della manifestazione e mantenere un margine sufficiente per progetto, approvazione e pratiche.
Come criterio prudenziale, cercheremmo di arrivare alla scelta del fornitore almeno 30 giorni prima delle principali scadenze tecniche ed economiche, possibilmente prima quando il progetto richiede personalizzazioni importanti.
Una volta scelto l’allestitore, lasciate tempo anche ai dettagli
La firma del preventivo non conclude il lavoro.
Da quel momento inizia una fase altrettanto importante: approvazione del progetto, pratiche, ordini dei servizi, definizione degli arredi, impianti, prodotti da esporre e soprattutto grafiche e comunicazione.
Per uno stand di un certo livello, quando possibile, consigliamo di avere almeno due mesi tra la scelta definitiva dell’allestitore e l’inizio della manifestazione.
Le grafiche, in particolare, vengono spesso affrontate per ultime, quando ormai il progetto è definito.
È comprensibile, ma non dovrebbero essere trattate frettolosamente: rappresentano il tocco finale dello stand e possono fare una grande differenza nella percezione complessiva del progetto.
Timeline: quando iniziare a organizzare uno stand fieristico?
Non esiste un calendario universale, ma possiamo costruire uno schema orientativo.
12 MESI PRIMA – ORGANIZZAZIONE
Per grandi fiere internazionali, biennali o triennali: iniziare a definire budget, trasferte, hotel, logistica, eventuale trasporto dei macchinari e possibili fornitori.
Non necessariamente il progetto: se l’area non è ancora definitiva, è preferibile aspettare.
6-8 MESI PRIMA – PLANIMETRIA E BRIEF
Verificare l’area assegnata, analizzare affacci, vincoli e flussi e iniziare a definire il brief.
Per stand grandi o complessi può iniziare la selezione dell’allestitore.
4-6 MESI PRIMA – RICHIESTA DEI PREVENTIVI
È generalmente una buona finestra per stand di media complessità, soprattutto se la planimetria è ormai definitiva.
30-45 GIORNI – SELEZIONE DELL’ALLESTITORE
Prevedere il tempo necessario per ricevere le proposte, confrontare i preventivi, richiedere chiarimenti ed eventuali revisioni e scegliere il partner.
CIRCA 2 MESI PRIMA – FASE OPERATIVA
Quando possibile, progetto e allestitore dovrebbero essere definiti. Inizia la gestione finale di pratiche, servizi, grafiche, prodotti e dettagli.
PRIMA DELLE DEADLINE – SERVIZI FIERISTICI
Controllare sempre le scadenze stabilite dall’organizzatore. Ordini tardivi possono significare maggiorazioni, minore disponibilità dei fornitori e meno tempo per risolvere eventuali problemi.
Quindi: prima è sempre meglio?
Non necessariamente.
Il momento migliore per iniziare non è il prima possibile, ma il momento in cui disponete delle informazioni necessarie per prendere decisioni corrette.
La cosa importante è distinguere tre momenti:
organizzare la partecipazione → progettare lo stand → produrlo e gestire le pratiche.
Non devono necessariamente iniziare contemporaneamente.
Ed è anche qui che la scelta dell’allestitore diventa importante: un partner esperto non dovrebbe limitarsi a consegnare un progetto e un preventivo, ma dovrebbe aiutare l’espositore a individuare cosa deve essere deciso subito, cosa può aspettare e quali scadenze non possono essere superate.
Perché una corretta pianificazione non serve soltanto ad arrivare pronti in fiera.
Serve a spendere meglio il budget e, soprattutto, a evitare di spendere per l’urgenza.
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